Как управлять инфраструктурой печати в больших компаниях: снижение затрат, автоматизация и безопасность

Содержание:

• Основные проблемы печатной инфраструктуры в крупных компаниях
• Как оптимизировать затраты на печать
• Автоматизация процессов печати
• Защита данных и предотвращение утечек
• Реальные примеры внедрения решений

В крупных организациях печатная инфраструктура играет ключевую роль в документообороте. Однако без грамотного управления она превращается в источник высоких затрат, потери времени и угрозы утечки данных. В этой статье мы рассмотрим, как оптимизировать печатную инфраструктуру, автоматизировать процессы и повысить уровень информационной безопасности.

Основные проблемы печатной инфраструктуры в крупных компаниях

1. Высокие затраты на печать
• Нерациональное использование расходных материалов.
• Закупка неподходящего оборудования.
• Отсутствие контроля над объемами печати сотрудников.
2. Ручное управление процессами
• Длительное согласование заявок на заправку картриджей и ремонт.
• Сложности с учётом расходных материалов.
• Отсутствие автоматического распределения задач между сотрудниками.
3. Риски утечки конфиденциальной информации
• Документы остаются в лотках принтеров без контроля.
• Неконтролируемый доступ сотрудников к печати.
• Отсутствие защищённой аутентификации при выводе документов.

Без комплексного подхода к управлению печатной инфраструктурой компания теряет до 30% бюджета на неэффективные процессы.

Как оптимизировать затраты на печать

1. Анализ существующих расходов

Первый шаг — аудит печатной инфраструктуры. Необходимо:

• Выявить, какое оборудование используется, сколько оно потребляет ресурсов.
• Определить, какие сотрудники и отделы печатают больше всего.
• Оценить затраты на сервисное обслуживание.

Специалисты MIDICT GROUP проводят аудит печатной инфраструктуры и помогают разработать стратегию сокращения издержек без потери качества работы.

2. Переход на централизованное управление печатью

Вместо десятков отдельных принтеров в каждом отделе выгоднее использовать единые МФУ с функцией безопасной аутентификации пользователей. Это позволяет:

• Сократить расходы на закупку картриджей и техническое обслуживание.
• Уменьшить количество печатного оборудования без ущерба для производительности.
• Настроить систему отчетности по расходам.

3. Использование систем контроля и ограничения печати

Программные решения позволяют контролировать объёмы печати, ограничивать ненужные задания и перераспределять нагрузку. Например, можно запретить цветную печать для определённых сотрудников или автоматически отправлять документы на печать в наиболее экономичном режиме.

MIDICT GROUP предлагает внедрение систем управления печатью, которые позволяют компаниям экономить до 40% на расходных материалах.

Автоматизация процессов печати

1. Автоматическая заправка и заказ расходных материалов

Обычно компании сталкиваются с проблемой нехватки картриджей в самый неподходящий момент. Решение — система автоматизированного мониторинга, которая отслеживает остаток тонера и отправляет заявки на пополнение без участия сотрудников.

2. Дистанционный мониторинг и диагностика оборудования

Удаленный контроль за принтерами позволяет предотвращать поломки и сокращать время простоя оборудования. Администратор получает уведомления о необходимости технического обслуживания, что исключает внезапные сбои.

MIDICT GROUP внедряет системы удалённого мониторинга печатного оборудования, которые повышают эффективность работы крупных компаний.

Защита данных и предотвращение утечек

1. Персональная идентификация при печати

Использование PIN-кодов, карт доступа или биометрических данных гарантирует, что документ не будет распечатан без авторизации сотрудника. Это предотвращает ситуации, когда конфиденциальные документы остаются в лотке принтера.

2. Журналирование всех печатных операций

Система ведёт учёт всех отправленных на печать документов, фиксируя, кто и когда их распечатал. Это помогает предотвращать несанкционированный доступ к информации.

3. Шифрование данных и защита от кибератак

Подключенные к сети принтеры могут быть уязвимы для киберугроз. Использование защищенных каналов связи, VPN и обновленного программного обеспечения помогает избежать атак на корпоративную инфраструктуру.

MIDICT GROUP предлагает комплексные решения по защите печатных данных, включая системы аутентификации и безопасного документооборота.

Реальные примеры внедрения решений

1. Производственное предприятие
• Проблема: разрозненная инфраструктура из более чем 100 принтеров разных моделей, отсутствие единого контроля.
• Решение: внедрение единой системы управления печатью, сокращение парка принтеров до 40 единиц, централизованный контроль.
• Результат: снижение затрат на печать на 35%, ускорение обслуживания техники.
2. Крупный банк
• Проблема: утечка конфиденциальных документов, распечатанных на общедоступных принтерах.
• Решение: Внедрение системы аутентификации сотрудников по картам доступа.
• Результат: Полное устранение несанкционированного доступа к печатным документам.
3. Образовательное учреждение
• Проблема: высокий расход бумаги и чернил, хаотичная печать учебных материалов.
• Решение: Ограничение цветной печати, настройка отчетности по использованию принтеров.
• Результат: Снижение затрат на расходные материалы на 50%.

Заключение

Эффективное управление печатной инфраструктурой в крупных компаниях позволяет снизить затраты, автоматизировать процессы и защитить конфиденциальные данные.

Хотите оптимизировать свою печатную инфраструктуру? Обратитесь в MIDICT GROUP — мы предложим индивидуальное решение под ваши бизнес-задачи!