Аренда печатной и копировальной техники в Москве

Обеспечить бесперебойную работу оборудования печати, сканирования и копирования на нескольких площадках заказчика в г. Москве.

Ключевые требования проекта:

• регулярное профилактическое обслуживание техники,
• оперативное устранение неисправностей,
• восстановление работоспособности оборудования при поломках,
• использование оригинальных запасных частей и расходных материалов,
• минимизация простоев техники и сохранение стабильной работы офисной инфраструктуры.

Работы необходимо было выполнять на нескольких объектах заказчика в Москве в течение года.

Специалисты компании организовали комплексное техническое обслуживание и ремонт оборудования печати на площадках заказчика.

В рамках проекта выполнялись:

Профилактическое обслуживание оборудования

• очистка внутренних узлов и поверхностей техники;
• очистка оптических систем и лазерных блоков;
• обслуживание тракта подачи бумаги;
• чистка системы разделения листов и роликов подачи;
• очистка фьюзера и бункеров отработанного тонера;
• обслуживание систем дуплекса и автоподачи документов;
• калибровка цветной печати;
• проверка и регулировка механических узлов;
• тестирование оборудования после обслуживания.

Ремонтные работы

• диагностика неисправностей;
• ремонт с использованием запасных частей заказчика или подрядчика;
• замена узлов оборудования;
• настройка и тестирование техники после восстановления.

Работы проводились непосредственно на площадках заказчика. При необходимости сложного ремонта оборудование доставлялось в сервисный центр и возвращалось после восстановления работоспособности.

Перед исполнителем стояла задача обеспечить надёжную и бесперебойную работу копировально-множительной техники на нескольких площадках заказчика в Москве.

В техническом задании были определены ключевые требования:

• проведение диагностики, профилактики и ремонта оборудования;
• оперативное устранение неисправностей по заявкам заказчика;
• выполнение работ в срок не более 72 часов с момента получения заявки;
• обслуживание оборудования на нескольких площадках компании;
• использование профессиональных инструментов и материалов для диагностики и профилактики;
• предоставление технических рекомендаций по ремонту и дальнейшей эксплуатации оборудования;
• предоставление отчётной документации по результатам выполненных работ.

В перечень обслуживаемого оборудования входили многофункциональные устройства и принтеры различных производителей, включая HP, Canon и Konica Minolta.

Работы по обслуживанию техники были организованы по стандартной сервисной модели MIDICT.

1. Диагностика оборудования. Специалисты провели комплексную диагностику устройств: сняли показания счётчиков, выполнили внутренние тесты оборудования, определили состояние узлов и ресурсных деталей, выявили потенциальные неисправности.
2. Профилактическое обслуживание. Для предотвращения отказов была выполнена профилактика техники: очистка и продувка внутренних механизмов, промывка и смазка узлов, настройка рабочих параметров, проверка качества печати и копирования.
3. Ремонт и восстановление работоспособности. В случаях выявления неисправностей инженеры выполняли ремонт оборудования, включая частичную или полную разборку устройств и замену изношенных компонентов. После ремонта проводилась обязательная проверка работоспособности и контроль качества печати.
4. Технические рекомендации. По результатам диагностики заказчику предоставлялись рекомендации по замене ресурсных деталей и дальнейшей эксплуатации оборудования. В случаях, когда восстановление техники было экономически нецелесообразно, готовилось техническое заключение.

Мы сформировали проектную модель «под ключ», сфокусированную на доступности сервиса и прозрачности расходов:

1. Инвентаризация и подготовка парка — провели приёмку и учёт всех технологических точек, согласовали конфигурации и места установки, подготовили «Технический акт готовности».
2. Развёртывание и интеграция — доставили и установили оборудование, подключили к локальной сети, интегрировали программное обеспечение учёта печати.
3. Регламентное обслуживание по графику — внедрили квартальные регламенты и ежедневные проверки для поддержания уровня доступности при указанных объёмах печати.
4. Оперативный склад и резерв — организовали запас расходных материалов и комплектующих; на площадке заказчика размещён оперативный резерв критичных узлов и резервные технологические точки.
5. Служба поддержки и SLA — настроили Service Desk (телефон, e-mail, портал) с приёмом заявок 24/7, приоретизацией и исполнением в пределах регламента: выезд инженера в 8 ч, восстановление — в 16 ч; предусмотрена выдача подменного оборудования при необходимости.
6. Учёт и прозрачность затрат — настроили учёт фактических отпечатков и формирование ежемесячных отчётов, что позволило заказчику контролировать затраты по единице услуги (покопийно) и планировать бюджет.

Заказчику требовалось обеспечить надёжную и предсказуемую работу парка копировальной техники: регулярную профилактику, оперативный ремонт без ограничения по количеству выездов, наличие запасных частей и расходных материалов, а также круглосуточную техподдержку. В договор были включены ключевые условия:

• ежеквартальные регламентные работы и профилактика;
• включённые в стоимость все сопутствующие затраты Исполнителя (диагностика, регулировки, ремонт, организация складов, служба поддержки и т. п.);
• ремонт без ограничения числа выездов;
• окончательная стоимость — ежеквартальный фиксированный платёж с учётом использованных запчастей и расходных материалов;
• круглосуточная служба технической поддержки 24/7;
• территория работ — офис заказчика в г. Москве.

В рамках договора MIDICT организовала комплексное обслуживание, сочетающее проактивный сервис и быструю реактивную поддержку:

• Инвентаризация и приём оборудования — проверили парк, зафиксировали состояние устройств и подготовили план обслуживания.
• Ежеквартальные регламенты — внедрили графики профилактики (диагностика, чистка, регулировки, замена износа), чтобы минимизировать риск сбоев.
• Ремонт без лимита выездов — обеспечили оперативную реакцию сервисных инженеров и возможность восстановления техники в кратчайшие сроки.
• Организация запасов — сформировали оперативный склад запасных частей и расходных материалов на стороне Исполнителя и при необходимости локальный резерв на площадке заказчика.
• Круглосуточный Service Desk — настроили приём заявок по телефону, e-mail и через портал Service Desk; все обращения фиксировались и направлялись в работу.
• Прозрачная отчётность и коммуникация — внедрили регулярные отчёты по выполненным работам и расходам, а также инструктажи по корректной эксплуатации оборудования для сотрудников заказчика.

По закупочной документации заказчика перед подрядчиком стояли задачи: обеспечить надёжную, предсказуемую и прозрачную эксплуатацию всего парка печатной техники в помещениях заказчика в течение 12 месяцев. В техническом задании были чётко прописаны требования к объёму работ, периодичности профилактики, гарантиям по времени реакции и наличию запасов расходных материалов.

Ключевые требования заказчика:

• полное обслуживание всего перечня устройств, находящихся в работоспособном состоянии на момент передачи;
• регламентное обслуживание не реже одного раза на каждые 5 000 отпечатков или 60 календарных дней (что наступит раньше);
• реакция сервисного инженера по заявкам не позднее 1 рабочего дня;
• поддержание месячного запаса расходных материалов и запасных частей, с возможностью частичного хранения на территории заказчика;
• возможность предоставлять подменное оборудование на период ремонта;
• консультации и обучение пользователей.

Выполнение работ по договору было организовано по стандартной и отлаженной схеме MIDICT, которая сочетает проактивный сервис и быстрый реактивный отклик:

1. Аудит и приём оборудования на обслуживание — провели инвентаризацию парка печатной техники, сверили фактическое состояние устройств с приложением к контракту и зафиксировали точки установки.
2. Регламентное техническое обслуживание — настроили графики профилактики с интервалом, соответствующим требованию «каждые 5 000 копий или 60 дней», включающие диагностику, чистку, замену изношенных узлов и профилактические работы.
3. Организация складского резерва — сформировали месячный запас расходных материалов и основных запчастей на складе исполнителя с возможностью формирования локального резерва на площадке заказчика для критичных устройств.
4. Сервисная служба и SLA — обеспечили обработку заявок и выезд инженера в пределах оговоренного срока — не позднее одного рабочего дня. На период ремонта предоставлялось подменное оборудование.
5. Обучение и поддержка пользователей — провели консультации и обучающие сессии по базовой эксплуатации и правилам работы с МФУ для сотрудников заказчика, чтобы снизить количество инцидентов пользовательского характера.
6. Отчётность и коммуникация — внедрили регулярную отчётность по выполненным работам, расходу материалов и состоянии парка, чтобы заказчик получал прозрачную картину эксплуатации и затрат.