Как выбрать и внедрить систему управления печатью для офиса

В эпоху цифровой трансформации офисы по-прежнему сталкиваются с необходимостью печатать множество документов. Однако затраты на бумагу, чернила и обслуживание печатной техники могут вызывать серьезные финансовые и организационные трудности. Чтобы сократить расходы и упростить управление процессами печати, многие компании внедряют системы управления печатью (MPS — Managed Print Services). Эти системы позволяют контролировать и оптимизировать использование печатной техники, снижая затраты и повышая производительность. В этой статье мы расскажем, как выбрать и внедрить систему управления печатью, которая наилучшим образом удовлетворит потребности вашего офиса.

Что такое система управления печатью?

Система управления печатью — это набор решений и программного обеспечения, которые помогают управлять и контролировать процессы печати в офисе. С помощью MPS компании могут отслеживать объёмы печати, управлять доступом пользователей, автоматизировать заказы расходных материалов и получать аналитические данные для повышения эффективности работы.

Основные функции системы управления печатью включают:

• Мониторинг и контроль объемов печати;
• Управление доступом к печати и настройка прав пользователей;
• Снижение избыточной печати за счет установления лимитов;
• Автоматический заказ картриджей и других расходных материалов;
• Повышение безопасности за счет авторизации на принтерах.

Преимущества использования системы управления печатью

Для многих компаний внедрение системы управления печатью позволяет достичь следующих целей:

1. Снижение затрат. MPS помогает сократить расходы на печать за счет оптимального использования ресурсов и сокращения избыточной печати.
2. Повышение производительности. Системы управления печатью позволяют автоматизировать заказы расходных материалов и отслеживать работу оборудования, что снижает риск простоев.
3. Повышение безопасности данных. Контроль доступа к устройствам печати защищает конфиденциальные данные от случайного или несанкционированного распространения.
4. Экологическая устойчивость. MPS способствует снижению потребления бумаги и тонера, что помогает компаниям следовать принципам устойчивого развития.

Как выбрать систему управления печатью для вашего офиса?

При выборе системы управления печатью необходимо учитывать несколько ключевых факторов, чтобы обеспечить оптимальную совместимость и соответствие потребностям компании.

1. Определите потребности вашего офиса

Для начала проанализируйте, как именно используется печатная техника в вашем офисе:

• Сколько сотрудников регулярно печатают документы?
• Какие виды документов печатаются чаще всего?
• Есть ли необходимость в цветной печати?
• Какие принтеры и копировальные аппараты установлены?

Ответы на эти вопросы помогут оценить объем печати, чтобы выбрать подходящую систему управления, которая удовлетворит потребности офиса.

2. Рассмотрите функции и возможности MPS

Современные системы управления печатью предлагают широкий спектр функций, но не все из них могут быть актуальны для конкретной компании. Основные функции, которые стоит учитывать:

• Контроль и аналитика печати. Выберите систему, которая предлагает подробные отчеты о печатной активности. Это поможет оценивать затраты и оптимизировать использование оборудования.
• Настройка прав доступа. Система должна позволять разграничивать доступ к печати для разных групп сотрудников, что помогает снизить избыточное использование ресурсов.
• Безопасность печати. Рассмотрите системы с функцией авторизации, которая позволит печатать документы только после подтверждения личности, например с помощью карты или PIN-кода.
• Интеграция с существующими ИТ-системами. MPS должна легко интегрироваться с существующей ИТ-инфраструктурой и быть совместимой с офисными приложениями и облачными хранилищами.

3. Оцените стоимость и выгоды

Оцените предполагаемые затраты на внедрение и обслуживание системы управления печатью. Важно учитывать, что MPS обычно окупается за счет снижения расходов на бумагу, картриджи и обслуживание техники, но стоимость системы также может варьироваться в зависимости от поставщика и функций.

4. Выберите надежного поставщика MPS

На рынке существует множество поставщиков услуг по управлению печатью, поэтому важно выбрать надежного и проверенного партнера. Обратите внимание на поставщиков с опытом работы и хорошими отзывами. Хороший поставщик поможет не только внедрить систему, но и предложит техническую поддержку, обучение сотрудников и регулярное обслуживание.

Как внедрить систему управления печатью

Внедрение системы управления печатью требует тщательной подготовки и продуманного подхода.

1. Составьте план внедрения. Определите этапы внедрения, начиная с анализа текущей ситуации и заканчивая настройкой оборудования и обучением сотрудников.
2. Подготовьте оборудование. Убедитесь, что все принтеры, МФУ и копировальные аппараты готовы к интеграции с новой системой. Возможно, потребуется обновить или заменить некоторые устройства.
3. Настройте систему. Настройте MPS в соответствии с потребностями компании, установите права доступа для пользователей и настройте автоматические уведомления.
4. Обучите персонал. Важно провести инструктаж сотрудников, объяснив, как работает новая система и какие преимущества она даёт.
5. Проведите тестирование. Протестируйте систему и убедитесь, что все устройства работают корректно, а сотрудники могут комфортно работать с новой системой.

Заключение

Выбор и внедрение системы управления печатью — это эффективный способ сократить расходы, повысить производительность и улучшить управление документами в офисе. Система помогает контролировать затраты на печать, защищать данные и сокращать количество ненужных операций печати, что важно для современных офисов. Учитывая потребности вашей компании и следуя рекомендациям по выбору и внедрению MPS, вы сможете улучшить рабочие процессы и повысить устойчивость вашей организации.

Готовы внедрить систему управления печатью в своем офисе? Обратитесь к нашим специалистам за консультацией и выберите оптимальное решение для вашего бизнеса.